Checklist giấy tờ du học: lưu bản cứng và bản trên cloud

Bạn đang ở Úc, cần gia hạn visa gấp, nhưng bảng điểm gốc lại nằm ở nhà tại Sài Gòn. Hoặc ví bị mất, trong đó có cả thẻ bảo hiểm y tế. Những tình huống này không hiếm. Bạn sẽ phải xuất trình giấy tờ nhiều lần: khi gia hạn visa, mở tài khoản ngân hàng, đi khám, xin việc hay chuyển trường. Bài này giúp bạn lập danh mục giấy tờ và lưu song song bản cứng, bản cloud để xử lý nhanh khi có sự cố.

Danh mục giấy tờ cần lưu

Giấy tờ tuỳ thân

• Hộ chiếu: mọi trang có thông tin, dấu nhập cảnh và visa cũ.
• Căn cước công dân.
• Giấy khai sinh, kèm bản dịch nếu có.
• File ảnh thẻ gốc, độ phân giải cao.

Visa và nhập học

• Thông báo cấp visa du học.
• Thư xác nhận nhập học. Ở Úc, đây là Confirmation of Enrolment (CoE).
• Thư mời nhập học của trường.
• Vé máy bay chiều đi và giấy tờ nhập cảnh. Đây là bằng chứng bạn nhập cảnh hợp pháp nếu mất hộ chiếu.

Bảo hiểm và y tế

• Thông tin bảo hiểm y tế bắt buộc. Ở Úc, đây là OSHC.
• Số hợp đồng và đường dây hỗ trợ của nhà bảo hiểm.
• Đơn thuốc đang dùng, kết quả xét nghiệm gần nhất, nhóm máu và thông tin dị ứng.

Học tập

• Bằng tốt nghiệp và bảng điểm, kèm bản dịch.
• Chứng chỉ ngoại ngữ còn hiệu lực.
• Biên lai đóng học phí từng kỳ.
• Thẻ sinh viên.

Tài chính và giấy tờ khác

• Sổ tiết kiệm và sao kê dùng khi xin visa.
• Thư bảo lãnh tài chính của ba mẹ hoặc người bảo trợ.
• Hợp đồng vay du học, nếu có.
• Hợp đồng thuê nhà và hoá đơn đứng tên bạn.
• Danh bạ khẩn cấp: người thân ở Việt Nam, văn phòng sinh viên quốc tế của trường, Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam nơi bạn ở.

Lưu song song bản cứng và bản cloud

Bản cứng: mang gì, cất gì

• Không mang mọi bản gốc ra ngoài cùng lúc. Bằng cấp gốc và giấy khai sinh nên cất ở nơi an toàn.
• Chia hồ sơ thành hai bộ: một bộ để ở nhà, một bộ bản sao gọn nhẹ mang theo người.
• Giữ ít nhất hai bản sao cho mỗi giấy tờ quan trọng. Gửi một bản về Việt Nam cho ba mẹ giữ.
• Ghi số hộ chiếu, số visa, số hợp đồng bảo hiểm vào một sổ nhỏ để riêng khỏi ví.

Bản cloud: lưu sao cho an toàn

• Scan thay vì chụp ảnh: dùng tính năng scan trên điện thoại để có file PDF rõ nét.
• Bật xác thực hai lớp cho cả email và tài khoản cloud.
• Đặt tên thư mục rõ ràng: ví dụ Ho-so-du-hoc/Ho-chieu-Visa, Ho-so-du-hoc/Bao-hiem.
• Gửi thêm một bản vào email cá nhân làm lớp dự phòng độc lập.
• Không lưu số thẻ ngân hàng trong file không mật khẩu. Dùng trình quản lý mật khẩu có mã hoá.
• Chia sẻ chế độ chỉ xem cho ba mẹ để gia đình hỗ trợ khi bạn không tự thao tác được.

Hãy nhớ nguyên tắc 3-2-1: ít nhất 3 bản, trên 2 nền tảng khác nhau, và 1 bản để ở nơi khác với bản cứng.

Khi có sự cố

Mất hộ chiếu

1. Trình báo với cảnh sát địa phương và xin giấy xác nhận.
2. Liên hệ Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam gần nhất. Hồ sơ thường gồm đơn báo mất hộ chiếu, tờ khai, 2 ảnh chân dung và giấy tờ tuỳ thân bạn còn giữ.
3. Gửi kèm bản scan hộ chiếu cũ, căn cước, vé máy bay chiều đi. Có đủ giấy tờ đối chiếu, việc xác minh sẽ nhanh hơn. Thời gian xử lý tuỳ từng trường hợp, bạn nên hỏi trực tiếp cơ quan đại diện.

Cấp cứu y tế

Bạn cần ngay thông tin bảo hiểm, số hợp đồng và thông tin y tế cá nhân. Hãy lưu chúng ở dạng mở được khi không có mạng.

Gia hạn visa gấp

Có sẵn bản scan visa, hộ chiếu, thư xác nhận nhập học và bảng điểm, bạn chuẩn bị hồ sơ online được ngay.

Lịch rà soát định kỳ

• Trong 24 giờ sau khi nhận giấy tờ mới: scan và tải lên cloud.
• Trước mỗi kỳ học hoặc khi đổi hộ chiếu, visa: cập nhật toàn bộ file.
• Mỗi 6 tháng: kiểm tra quyền chia sẻ và đổi mật khẩu.
• Trước chuyến đi xa: mang thêm một bộ bản sao và lưu số liên hệ cơ quan đại diện gần nơi đến.

Điều cần nhớ

• Lập danh mục giấy tờ ngay trước khi bay, đừng đợi đến khi cần.
• Bản gốc quan trọng cất ở nơi an toàn, chỉ mang theo bản sao.
• Áp dụng nguyên tắc 3-2-1: 3 bản, 2 nền tảng, 1 bản để nơi khác.
• Mất hộ chiếu: báo cảnh sát trước, rồi liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam.
• Thông tin bảo hiểm và y tế phải mở được cả khi không có mạng.